№ 322 от 08.04.2013г. "Об утверждении административного регламента по предоставлению муниципальной услуги «Выдача архивных выписок и копий документов по тематике обращений»"

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
УЛЬЯНОВСКАЯ ОБЛАСТЬ
АДМИНИСТРАЦИЯ
МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«НИКОЛАЕВСКИЙ РАЙОН»
УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ

08 апреля 2013 года                                                № 322

р.п. Николаевка

Об утверждении  административного регламента
по предоставлению муниципальной услуги
«Выдача  архивных выписок и копий  документов
по тематике обращений»

В соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗЗ «Об  общих принципах организации местного самоуправления в Российской  Федерации» и Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об  организации предоставления государственных и муниципальных услуг», постановляет:

1. Утвердить  административный регламент  по предоставлению муниципальной  услуги  «Выдача  архивных выписок и копий  документов

по тематике обращений» прилагается.

2. Настоящее  постановление вступает в силу со дня  официального опубликования.

3.Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на руководителя аппарата Администрации муниципального образования «Николаевский район»  Ульяновской области  Сергееву С.Н.

Глава  Администрации
муниципального образования
«Николаевский район»                                                           В.Н. Афиногентов

УТВЕРЖДЁН
постановлением Администрации
муниципального образования
«Николаевский район»
Ульяновской области
от 08 апреля 2013 года № 322

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ  РЕГЛАМЕНТ
по предоставлению муниципальной услуги  «Выдача  архивных выписок и копий  документов  по тематике обращений»

 1. Общие положения 

1.1. Настоящий административный регламент по предоставлению муниципальной услуги (далее - Административный регламент и муниципальная услуга соответственно) устанавливает порядок предоставления муниципальной услуги по исполнению запросов на выдачу архивных выписок и копий документов по тематике обращений сектором по работе с архивом Администрации муниципального образования «Николаевский район» Ульяновской области.

Административный регламент определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по ор­ганизации процесса предоставления указанной муниципальной услуги, вклю­чающей информирование, консультирование, прием, подготовку и выдачу до­кументов в целях повышения качества исполнения и доступности результатов предоставления муниципальной услуги.

1.2. Основные понятия, используемые в настоящем регламенте:

1.2.1. Муниципальная услуга, предоставляемая сектором по работе с архивом,  осуществляется по запросам заявителей в пределах его полномочий.

1.2.2. Заявитель - физическое или юридическое лицо, либо их уполномоченные представители, обратившиеся в сектор по работе с архивом  с запросом о предоставлении муниципальной услуги, выраженным в письменной или электронной форме.

1.2.3. Административный регламент - нормативный правовой акт, устанавливающий порядок предоставления муниципальной услуги и стандарт предоставления муниципальной услуги.

1.3. Местонахождение сектора по работе с архивом, представляющего муниципальную услугу: Администрация муниципального образования «Николаевский район»: пл. Ленина, 1, р.п.Николаевка, Ульяновская область, 433810

адрес электронной почты: nik.arhiv@mail.ru

адрес сайта муниципального образования «Николаевский район»: nikolaevka.ulregion.ru

Для  приёма заявителями, заполнения необходимых для получения муниципальной услуги документов отводятся места, оборудованные стульями, столами для возможности оформления документов, обес­печиваются ручками, бланками документов.

1.4. График работы Администрации муниципального образования «Николаевский район» и сектора по работе с архивом:

понедельник – пятница 8.00 – 17.00

перерыв 12.00 – 13.00

суббота-воскресенье выходные дни.

1.5. Прием заявителей должностными лицами сектора по работе с архивом осуществляется в соответствии с графиком работы без предварительной записи.

1.6. Права заявителей при получении муниципальной услуги:

1.6.1. Получение муниципальной услуги своевременно и в соответствии со стандартом предоставления муниципальной услуги.

1.6.2. Получение полной, актуальной и достоверной информации о порядке предоставления муниципальной услуги, в том числе в электронной форме.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги - выдача архивных выписок и копий документов по тематике обращений.

2.2. Наименование органа Администрации муниципального образования «Николаевский район», предоставляющего муниципальную услугу - сектор по работе с архивом.

2.3. Получатели муниципальной услуги – органы государственной власти, органы местного самоуправления, юридические и физические лица.

2.4. Результат предоставления муниципальной услуги - предоставление заявителю документированной информации (заверенные копии, выписки из архивных документов, подтверждающих право на владение землей, выделение квартиры, выделение земельного участка под строительство объектов, ввод в эксплуатацию объекта) либо сведения о месте нахождения, отсутствии на хранении запрашиваемых документов.

2.5. Срок предоставления муниципальной услуги - 30 календарных дней со дня регистрации заявления в секторе по работе с архивом.

2.6. Предоставление муниципальной услуги, осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Конституцией Российской Федерации (Официальный   текст   Конституции Российской Федерации с внесёнными в неё поправками от 30.12.2008  опубликован в изданиях «Российская газета», № 7, 21.01.2009; «Собрание законодательства РФ», 26.01.2009, № 4, ст. 445;

 «Парламентская газета», № 4, 23-29.01.2009.);

- Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах ор­ганизации местного самоуправления в Российской Федерации» (Первоначальный текст документа опубликован в изданиях «Собрание законодательства РФ», 06.10.2003, № 40, ст. 3822;  «Парламентская газета», № 186, 08.10.2003, Российская газета» № 202, 08.10.2003.);

- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном де­ле в Российской Федерации» (Первоначальный текст опубликован в «Российской газете» № 237, 27.10.2004);

- Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Первоначальный текст документа опубликован в изданиях «Российская газета» № 95, 05.05.2006, «Собрание законодательства РФ», 08.05.2006, № 19, ст. 2060;  «Парламентская газета», № 70-71, 11.05.2006.);

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 №19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (Первоначальный текст опубликован  в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти № 20, 14.05.2007);

-Уставом  муниципального образования «Николаевский район» Ульяновской области (новая редакция) от 24.12.2011 № 213 (Первоначальный текст документа опубликован в изданиях местной газеты «Наш край» № 6, 10.02.1012.)

2.7.Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:

-анкета – заявление для исполнения тематического запроса по установленному образцу (приложение 1 к Административному регламенту);

- при подаче запроса (заявления) лично, а также при личном обращении заявителя за предоставлением муниципальной услуги в устной форме заявитель предъявляет документ, удостоверяющий личность. При обращении представителя заявителя представляется документ, подтверждающий его полномочия.

         От заявителя запрещается требовать:

         предоставление документов и информации или осуществление действий, предоставление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги;

         предоставление документов и информации, которые находятся в распоряжении Администрации муниципального образования «Николаевский район», иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ульяновской области, муниципальными правовыми актами Администрации муниципального образования «Николаевский район».

         2.8.Перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги. В приеме заявления (запроса) отказывается: в случае если при личном приеме заявитель отказывается предъявить документ, удостоверяющий личность (либо представитель заявителя отказывается предъявить документ, удостоверяющий личность и (или) документ, подтверждающий его полномочия); в случае если запрос (заявление) подан неуполномоченным лицом; в случае отсутствия в заявлении подписи заявителя.

         2.9.Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.

         В предоставлении муниципальной услуги отказывается в случае, если:

         предоставление запрашиваемого документа может повлечь нарушение прав и охраняемых законом интересов других граждан и юридических лиц;

         когда нормативный правовой акт содержит сведения, составляющие государственную тайну, или сведения, отнесенные в соответствии с действующим законодательством к категории информации секретного или конфиденциального характера и служебного пользования (заявителю, направившему жалобу, сообщается о невозможности дать ответ на жалобу в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений);

          запрос, содержащий вопросы, решение которых не входит в компетенцию сектора по работе с архивом (направляется в течение 7 дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с одновременным уведомлением заявителя о переадресации обращения);

          в обращении не указаны фамилия гражданина, наименование юридического лица, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается (если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией);

         заявление содержит нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу сотрудника, а также членов его семьи (заявление остается без ответа по существу поставленных в нем вопросов и заявителю, направившему обращение, сообщается о недопустимости злоупотребления правом);

         текст заявления не поддается прочтению (ответ на заявление не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение 7 дней со дня регистрации обращения сообщается заявителю, направившему заявление, если его фамилия (наименование юридического лица) и почтовый адрес поддаются прочтению);

         в заявлении содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в заявлении не приводятся новые доводы или обстоятельства (лицом, которому направлено заявление, принимается решение о безосновательности обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу. О данном решении уведомляется заявитель, направивший заявление);

          от заявителя поступило заявление о прекращении исполнения запроса; в секторе по работе с архивом отсутствуют документы по запрашиваемой информации.

2.10. Муниципальная услуга предоставляется в виде заверенных в установленном порядке архивных копий, архивных выписок.

2.11.  Информирование по процедуре предоставления муниципальной услуги производится:

- по телефону;

- по письменным обращениям в сектор по работе с архивом;

- посредством личного обращения в сектор по работе с архивом.

2.12. Основными требованиями к информированию заявителей являются:

- достоверность предоставляемой информации об административных процедурах;

- четкость в изложении информации об административных процедурах;

- удобство и доступность получения информации об административных
процедурах;

- оперативность предоставления информации об административных про­цедурах.

2.13.Заявитель, представивший документы для получения муниципальной услуги, в обязательном порядке информируется специалистом сектора по работе с архивом:

- о сроке завершения оформления документов и порядке их получения;

- о возможности отказа в предоставлении муниципальной услуги.

2.14. Сроки оформления документов при предоставлении муниципальной услуги исчисляются в рабочих днях.

2.14.1.  Выдача заявителю запрашиваемого документа осуществляется со дня, следующего за днем истечения общего срока исполнения документа.

2.14.2. Мотивированный отказ в предоставлении услуги выдается в виде письменного уведомления не позднее одного рабочего дня до истечения срока предоставления муниципальной услуги, если иное не установлено настоящим административным регламентом.

2.14.3.  Срок исправления технических ошибок, допущенных при организа­ции предоставления муниципальной услуги, не должен превышать 5 рабочих дней с момента обнаружения ошибки.

2.15.  Контроль  за соблюдением сроков подготовки (оформления) докумен­тов осуществляет специалист сектора по работе с  архивом.

По вопросам, не входящим в компетенцию сектора по работе с архивом, специалист сектора по работе с  архивом на­правляет данные обращения по принадлежности.

3. Административные  процедуры

3.1. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- консультирование специалистом сектора по работе с архивом заявителей по оформлению заявлений;

- прием и регистрация документов в секторе по работе с архивом;

- поиск необходимых архивных документов;

- выдача запрашиваемых заявителем документов;

- выдача мотивированного отказа в предоставлении муниципальной ус­луги.

3.2. Заявители представляют документы для получения муниципальной услуги и их копии в сектор по работе с архивом.

3.3. Запрашиваемый документ или мотивированный отказ в оказании муниципальной услуги выдается заявителю под роспись в помещении сектора по работе с архивом.

3.4. Специалист сектора по работе с архивом:

- устанавливает личность заявителя, наличие соответствующих пол­номочий на получение муниципальной услуги;

- знакомит с перечнем и содержанием выдаваемых документов;

- при предоставлении заявителем документов, удостоверяющих личность, выдает запрашиваемые документы или мотивированный отказ в установленные сроки.

3.5. Специалист сектора по работе с архивом выдает запрашиваемый документ или мотивированный отказ:

- физическому лицу – заявителю при наличии документа, удостоверяю­щего личность, представителю заявителя при наличии оформленной в установ­ленном порядке доверенности и документа, удостоверяющего личность;

- представителю юридического лица при наличии документов, удостоверяющих личность и полномочия представи­теля юридического лица действовать от имени юридического лица  и наличии вы­писки, выданной при приеме пакета документов.

3.6.  Поступившие в сектор по работе с архивом письменные запросы заявителей регистрируются в день поступления в установленном порядке.

3.6.1. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

3.6.2. Результатом административного действия является проставление на запросе регистрационного номера и даты регистрации. Блок-схема исполнения муниципальной услуги приводится в приложении № 2 к настоящему Административному регламенту.

         3.7. В случае передачи отдельных административных действий по приему, регистрации, проверке комплектности входящих документов МФЦ, действия, предусмотренные подразделом 3.1. раздела 3 настоящего административного регламента, осуществляются сотрудниками МФЦ в соответствии с заключаемыми соглашениями, в случае обращения заявителя за предоставлением муниципальной услуги через МФЦ. В указанном случае МФЦ представляет интересы заявителей при взаимодействии с сектором по работе с архивом.

3.8. Поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов.

3.8.1.  Специалист сектора по работе с архивом при помощи имеющегося научно-справочного аппарата определяет архивные шифры документов, необходимых для исполнения запросов.

3.8.2. Специалист сектора по работе с архивом в соответствии с архивными шифрами извлекают из архивохранилища необходимые для исполнения запросов дела и приступают к исполнению запроса, что является результатом данного административного действия. По окончании исполнения запроса дела кладутся в строго установленное для них место в архивохранилище.

3.9. Оформление  архивных выписок и архивных копий.

3.9.1. Архивная выписка составляется с обозначением названия информационного документа «Архивная выписка».

3.9.2. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения заключаются в кавычки, а пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами «Так в тексте оригинала», «Так в документе». После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа, удостоверяется подписями  руководителя аппарата Администрации муниципального образования «Николаевский район» и печатью Администрации муниципального образования «Николаевский район».

3.9.3. На обороте архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Архивная копия заверяется печатью Администрации муниципального образования «Николаевский район» и подписью специалиста  сектора по работе с  архивом.

3.9.4. При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, составляется отрицательный ответ. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать документ или справку, ответ заверяется печатью.

3.9.5. Архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации (русском).

3.10. Отправка архивных выписок и архивных копий, ответов на запрос.

3.10.1. Архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления заявителям, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются архивом на следующий день после их оформления по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей или выдаются лично в руки заявителям.

3.10.2. Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, представляются уполномоченному лицу на основании доверенности, заверенной в установленном порядке.

3.10.3. Результатом административного действия является роспись заявителя (или его доверенного лица) о получении архивной выписки, архивной копии с указанием даты получения или составление реестра на отправку корреспонденции.

Архивные копии правоустанавливающих документов, архивные выписки из них со сведениями имущественного характера по почте не высылаются.

3.11. Отказ в выдаче запрашиваемого документа может быть обжалован заявителем в установленном порядке.

3.12. Конфиденциальная информация, поступавшая в сектор по работе с архивом, не подлежит разглашению специалистом сектора по работе с архивом.

3.13. Заявление на предоставление муниципальной услуги составляется на имя Главы Администрации муниципального образования «Николаевский район» Ульяновской области по установленному образцу и подписывается заявителем, либо представителем заявителя.

3.13.1. Обращение юридического лица должно быть оформлено в форме письма на бланке организации и подписано руководителем организации.

3.13.2. Заявление на предоставление муниципальной услуги должно содержать в тексте наименование запрашиваемого документа, его авто­ра, дату и номер документа.

3.13.3.  Документы, подтверждающие полномочия лица действовать от имени юридического лица принимаются в форме доверенности, оформленной в установленном законом порядке.

3.13.4.  Документы, подтверждающие полномочия лица действовать от имени физического лица принимаются в форме доверенности, оформленной в уста­новленном законом порядке.

3.13.5. Документы, подтверждающие полномочия лица действовать от имени физического лица или юридического лица, а также другие документы, под­тверждающие право заявителя на предоставление муниципальной услуги, предъявляются в виде подлинников или заверенных в установленном законом порядке копий, и в 1 экземпляре копии для приложения к заявлению.

3.14. Заявление на предоставление муниципальной услуги заполняется от руки или с использованием технических средств. При заполнении бланка заявления не допускается использование сокращений, а также внесение исправлений. Текст заявления, должен быть разборчивым.

3.15. В случае предоставления копий документов, они должны быть над­лежаще заверены.

3.16. Представление заявителем подложных документов или сообщение заведомо ложных сведений является основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги.

3.17. В случае обращения заявителя по электронной почте документы, представленные в электронной форме, должны быть снабжены электронной цифровой подписью (далее – ЭЦП).

3.18. Настоящий Административный регламент является обязательным для исполнения специалистами, участвующими в предоставлении муниципаль­ной услуги.

3.18.1. Контроль за исполнением настоящего Административ­ного регламента осуществляется руководителем аппарата Администрации муниципального образования «Николаевский район».

3.18.2. Неисполнение или ненадлежащее исполнение настоящего Админи­стративного регламента ­влечет дисциплинарную ответст­венность, установленную действующим законодательством.

4. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Специалист сектора по работе с архивом, осуществляющий прием документов, несет персональную ответственность за полноту и правильность их оформления, сохранность принятых документов, порядок и сроки их приема.

5. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений,
осуществляемых (принятых) в ходе предоставления
муниципальной услуги

         5.1. Досудебное (внесудебное) обжалование заявителем решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего, осуществляется в общем порядке, установленном главой 2.1. Федерального закона от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».

         5.2. Особенности подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего, отсутствуют.

Приложение № 1
к Административному регламенту

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ
для  исполнения тематического запроса

1.Фамилия, имя, отчество заявителя/ наименование юридического лица _____________________________________________________________________________

2.Адрес, контактный телефон _________________________________________________

3. Орган, для предоставления в который запрашивается справка (суд, органы местного самоуправления, органы кадастра регистрационные органы, другое)______________________________________________________________________

(нужное подчеркнуть, другое указать)

4. Информация о запрашиваемом объекте: область _______ район__________________, населенный пункт (город, деревня, село, пгт, и т.д.) ________________, улица___________

дом ________квартира_________

5.Вид, дата, номер запрашиваемого документа (постановления) и орган власти, которым он принят (утвержден) _______________________________________________

6.Дата события (хронологические рамки)______________________________________

7.Краткое содержание запроса (выделение  земельного участка, ввод в эксплуатацию объектов, и др.)_______________________________________________________________

(нужное подчеркнуть, другое указать)

8.Какими документами об интересующем факте (событии) располагаете и можете предъявить копии (решения органов исполнительной власти, решения судов, договора застройки и т.д.) ________________________________________________________(нужное подчеркнуть, другое указать)

9. Порядок направления ответа: по почте, личное получение_____________________ (нужное подчеркнуть)

С условием оказания услуги согласен(на) ______________________________________

(дата, подпись)

Приложение № 2
к Административному регламенту

БЛОК – Схема
последовательности действий оказания  муниципальной  услуги  по выдаче
архивных  выписок и копий документов по тематике обращений